Innovatieve, digitale systemen
bieden interessante mogelijkheden om de kwaliteit van het onderwijs en de
interne werkprocessen te verbeteren. Bijvoorbeeld met digitale
toetsingsprogramma’s, leerlingvolgsystemen en het gebruik van sociale media
& apps.
Maar deze nieuwe mogelijkheden
om persoonsgegevens te verwerken brengen ook de verantwoordelijkheid met zich
mee om dat zorgvuldig en veilig te doen.
Op 25 mei 2018 is de
AVG van kracht geworden (Algemene Verordening Gegevensbescherming);
een nieuwe privacywet voor de hele Europese Unie.
Scholen verwerken
persoonsgegevens van ouders en leerlingen. Dat moeten wij doen als scholen
omdat we deze gegevens nodig hebben om onze verplichtingen als
onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Daarvoor zijn een aantal gegevens
nodig.
Maar wat zijn persoonsgegevens
precies?
Onder persoonsgegevens valt
alle informatie waar u of uw kind aan te herkennen is. Het gaat om informatie,
zoals naam, adres en Burgerservicenummer. Deze informatie hebben wij als scholen
ook nodig om aan te kunnen tonen dat een leerling geregistreerd is bij ons op
school en om de bekostiging te realiseren vanuit de overheid. Het
gaat ook om andere informatie, zoals een portretfoto, een
leerstoornis of een betaling van de ouderbijdrage. Wij verwerken gegevens
van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die
we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke
verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen
met uw toestemming verwerken.
De nieuwe privacywet geldt
uiteraard dus ook voor onze school. De
nieuwe wet is veelomvattend en de implementatie vraagt tijd. Wij geven
prioriteit aan een zorgvuldige invoering en hebben vanuit het bestuur een
privacy coördinator aangesteld. Deze krijgt hulp van een externe organisatie
(die ook de externe functionaris gegevensbescherming beschikbaar stelt) die
gespecialiseerd is in deze nieuwe wetgeving.
In de AVG is onder andere het
volgende van belang:
* De school mag gegevens alleen met een specifiek doel verzamelen.
Het moet vooraf duidelijk zijn waarvoor de gegevens worden gebruikt en de
school vraagt alleen gegevens die belangrijk zijn voor dit doel.
Bijvoorbeeld: administratieve gegevens om een leerling te kunnen
bepalen, het vastleggen van vorderingen in het kader van het geven
van goed onderwijs, of vanwege traktaties door jarige kinderen, is het
belangrijk dat de school weet of uw kind een allergie heeft.
* Er is een reden nodig om gegevens te verwerken, een grondslag.
Sommige gegevens heeft de school bijvoorbeeld nodig om aan de wet te voldoen,
soms is toestemming van ouders nodig en soms zijn gegevens nodig om een
overeenkomst of contract uit te voeren.
* De gegevens die de school over u en uw kind bewaart moeten
relevant zijn. Dat betekent dat de school zijn taken niet uit kan voeren zonder
deze gegevens. Heeft de school de gegevens niet meer nodig? Dan verwijdert de
school ze. De school gaat integer om met persoonsgegevens. De
gegevens moeten kloppen. Onjuistheden worden gewist of aangepast.
* De gegevens zijn goed beschermd en beveiligd. Dit geldt voor
digitale gegevens, maar ook voor papieren gegevens. Ze zijn niet zomaar
inzichtelijk voor onbevoegden. Schoolmedewerkers gaan verantwoord om met
gegevens. In het geval van een datalek meldt de school dit binnen 72
uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
* Er is een functionaris
gegevensbescherming aangesteld. De contactgegevens zijn te vinden op
de website van de school. Deze houdt het overzicht op de naleving van de
regels en is op de hoogte van alles rondom de privacy op school.
* De school kan laten zien dat zij aan de regels voldoet, de
verantwoordingsplicht. Dit betekent ook dat de school kan verantwoorden aan
ouders wat zij met de persoonsgegevens heeft gedaan. De school heeft dit
in privacybeleid vastgelegd.
Oeverwal is druk bezig om al deze bepalingen aan de hand van een plan van
aanpak in te voeren.
Meer informatie over hoe de school omgaat het het verwerken van
persoonsgegevens kunt u vinden in de Privacyverklaring en het Privacyreglement
op de website van Oeverwal: https://www.oeverwal.nl/Documenten/AVG
Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de privacy
coördinator of de functionaris gegevensbescherming; te bereiken via
privacycoordinator@oeverwal.nl,
fg@lumengroup.nl of https://www.lumengroup.nl/contact-fg/